关于启用校内线上查阅档案审批流程的通知

发布时间：2026-06-30 资料来源：档案馆

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校属各单位、全体教职工：

为进一步规范学校档案管理工作，简化查档审批流程，提升档案查阅服务效率与智能化水平，切实便利教职工办理档案查阅业务，学校档案馆现已开通校内线上查阅档案审批流程，涵盖电子档案、纸质档案查阅审批业务。即日起校内所有档案查阅审批业务统一通过该线上渠道提交办理，现将具体操作事宜通知如下：

一、线上查档审批通用路径（电子档案、纸质档案通用）

登录河北地质大学智慧地大平台，依次点击：电子档案查阅申请→完整填写查档线索→提交后等待相关领导线上审批。

二、档案办结后续操作流程

本次校内档案线上审批流程统一整合电子档案、纸质档案查档业务，线上申请审批路径通用，档案办结后的调取、使用方式分开执行，两类档案具体操作规范区分如下：

（一）电子档案操作流程

1.查档申请经领导审批通过、档案馆工作人员办结后，申请人会收到短信通知；

2.返回原查档审批流程页面，点击页面生成的专属网址，跳转至学校电子档案管理系统；

3.在系统左侧菜单栏选择个人办公—我的申请；

4.在个人申请列表中找到对应已办结申请，点击调档结果，即可在线查阅、下载相应电子档案。

（二）纸质档案操作流程

1.纸质档案查档申请完成线上审批、档案馆工作人员审核办结后，申请人将收到短信通知；

2.申请人携带本人有效证件，在档案馆工作时间内前往档案馆现场，核验信息后调取、查阅纸质档案。

三、相关要求

1.请全体查档人员严格按照档案管理相关规定，如实、完整填写查档线索信息，确保申请内容真实、准确、有效。

2.电子档案仅限校内工作、学习合规使用，严禁篡改、外传、商用；查阅纸质档案须严格遵守档案馆现场管理及保密规定，不得私自摘抄、翻拍、带出。

3.全校所有电子档案、纸质档案校内查阅审批，均统一使用本线上流程，全面替代原有线下审批方式，常态化规范执行。

4.若在操作过程中遇到系统故障、流程卡顿、查档疑问等问题，可联系档案馆工作人员咨询解决。电话：87208005。

特此通知。

河北地质大学

2026年6月30日